Auditoría al INE revela anomalías en prestaciones pagadas con monederos electrónicos

La auditoría interna DAOC/01/FI/2021 revela anomalías en la dispersión de prestaciones en vales de despensa, que el INE otorga a sus funcionarios –a través de monederos electrónicos– por Navidad, Día de Reyes, Día del Niño, Día de las Madres, Día del Padre y pensiones alimenticias; entre ellas: asignación de contrato a la opción más cara, clonación, baja por robo, asignación errónea, errores en la captura de datos, resguardo por mal cálculo de beneficiarios. Por las irregularidades, que incluyen la carencia de un censo actualizado de beneficiarios, el Órgano Interno de Control pidió generar una matriz de riesgos que incluya los de la corrupción. Entrevistada al respecto, la directora ejecutiva de Administración del Instituto asegura que ya se trabaja con los contralores para atender ese punto y que todo lo demás se ha solventado

Múltiples irregularidades detectadas en el manejo de centenas de monederos electrónicos en el Instituto Nacional Electoral –usados para dispersar las prestaciones relativas a vales de despensa por las celebraciones de Navidad, Día de Reyes, Día del Niño, Día de las Madres y Día del Padre, y de pensiones alimenticias–  motivaron que el Órgano Interno de Control pidiera a la Dirección Ejecutiva de Administración del INE generar una matriz de riesgos que incluya los de corrupción. También, solicitó un mapeo de procesos y la elaboración de manuales de procesos y procedimientos de la Dirección de Personal.

Ello, luego de que la auditoría interna DAOC/01/FI/2021 revelara anomalías en la operación de 944 monederos electrónicos, por 2 millones 149 mil 189 pesos. Entre ellos, casos de clonación, baja por robo, asignación errónea a personal que no cumplía con los requisitos para obtener el beneficio, errores en la captura de datos, chips dañados, ausencia de saldo, e incluso posterior resguardo de los monederos electrónicos que no tenían destinatario por un mal cálculo de beneficiarios.

Asimismo destaca que se contratara a la empresa que en el estudio de mercado presentó la propuesta económica más alta, misma que modificó durante la licitación. Se trata de Operadora de Programas de Abasto Múltiple, SA de CV, que obtuvo el contrato INE/106/2019 por un monto mínimo de 39 millones 296 mil 726 pesos y máximo de 498 millones 215 mil 843 pesos.

Al respecto, la auditoría interna indica que en la investigación de mercado Operadora de Programas de Abasto Múltiple remitió la cotización más alta –con una comisión por la expedición y entrega de vales de despensa del 1.80 por ciento–, pero que en el acto de presentación y apertura de proposiciones de la licitación “ya no incluyó el porcentaje de comisión, ni costo por la emisión de tarjetas, pero sí un porcentaje de bonificación del 0.11 por ciento, por lo que resultó ganadora de la licitación”.

Las anomalías

El informe de la auditoría interna reveló diversas anomalías en la operación de 944 monederos electrónicos, por 2 millones 149 mil 189 pesos. Por ejemplo, de la validación de vales en su modalidad de monederos electrónicos de las prestaciones con motivo de vales navideños 2019, día de Reyes, día del Niño y día de la Madre 2020, observó un primer grupo en el que “no se debieron pagar las prestaciones, ya que no se pudo verificar que cumplieran con los elementos establecidos y otro con inconsistencia en la información proporcionada por la unidad auditada”.

Detalla que en el caso de monederos electrónicos navideños de 2019 “se determinó la inconsistencia en 206 monederos electrónicos, por 1 millón 964 mil 689 pesos, determinándose debilidades en la supervisión de la información emitida por la Dirección de Personal y Unidades Responsables, así como en la administración de los monederos electrónicos por parte del personal responsable de las Juntas Locales Ejecutivas y de la Dirección de Personal y del administrador del contrato, ya que en los listados de personal con derecho a la prestación se identificaron discrepancias en las cifras revisadas, razón por la cual, no proporciona una seguridad razonable, del pago de los derechos de los trabajadores del Instituto correspondientes a las prestaciones objeto de esta auditoría, establecidas en la normatividad aplicable y la salvaguarda de los recursos públicos”.

Respecto de los vales del Día de Reyes 2020, apunta que hubo inconsistencias en 108 monederos electrónicos, por 27 mil pesos, integrado en tres tipos de casos: en el primero, ocho monederos electrónicos por 2 mil pesos de los que se estima que los menores no tenían la edad requerida; en el segundo, tres monederos por 750 pesos no debieron pagarse por corresponder a personal inactivo; y tercero, en 97 monederos electrónicos por 24 mil 250 pesos se identificaron discrepancias en las cifras revisadas en los listados de personal con derecho a la prestación, “razón por la cual no proporciona una seguridad razonable sobre el pago de los derechos de los trabajadores del Instituto correspondientes a las prestaciones objeto de esta auditoría establecidas en la normatividad aplicable y la salvaguarda de los recursos públicos, determinándose debilidades en la supervisión de la información emitida por la Dirección de Personal y unidades responsables, así como en la administración de los monederos electrónicos por parte del personal responsable de las Juntas Locales Ejecutivas, de la Dirección de Personal y del administrador del contrato”.

Respecto de los monederos del Día del Niño 2020, determinó la inconsistencia en 383 monederos electrónicos, por 95 mil 750 pesos, integrados por tres monederos electrónico por 750 pesos no debieron pagarse; y en 380 casos, por 95 mil pesos, se detectaron: “monederos cancelados, no cobrados o reasignados, sin firma de acreditación de recepción, determinándose debilidades en la supervisión de la información emitida por la Dirección de Personal y Unidades Responsables, así como en la administración de los monederos electrónicos por parte del personal responsable de las Juntas Locales Ejecutivas y de la Dirección de Personal y del administrador del contrato, ya que en los listados de personal con derecho a la prestación se identificaron discrepancias en las cifras revisadas, no proporciona una seguridad razonable sobre el pago de los derechos de los trabajadores del Instituto correspondientes a las prestaciones objeto de esta auditoría, establecidas en la normatividad aplicable y la salvaguarda de los recursos públicos”.

Acerca de las prestaciones dispersadas por el Día de la Madre 2020, señala inconsistencias en 247 monederos electrónicos por 61 mil 750 pesos. De éstos, en siete casos –por 1 mil 750 pesos– se pagaron a servidoras públicas inactivas y que no comprobaron la maternidad; 240 monederos electrónicos –por 60 mil pesos– tuvieron debilidades en la supervisión de la información emitida por la Dirección de Personal y Unidades Responsables, por discrepancias en las cifras revisadas.

Por ello, determina que se estima que en 931 monederos electrónicos –por 2 millones 145 mil 939 pesos– existieron deficiencias en los controles de registros, actualización de las bases de datos, conciliación entre los censos y las listas de entrega, generando discrepancias en el momento de revisar la información; y que 13 monederos –por 3 mil 250 pesos– no debieron pagarse debido a que no se acreditó alguno de los requisitos establecidos.

La auditoría interna señala que estas anomalías se podrían haber derivado de que la Dirección de Personal del INE no cuenta con manuales de procesos y procedimientos, asimismo, la Dirección Ejecutiva de Administración no había establecido una fecha para la conclusión de trabajos en el mapeo del proceso y autorización de dicho manual.

Al respecto, señala que ello “genera el riesgo de tener debilidades en los controles internos; por la falta de claridad para la distribución de las responsabilidades a través de las actividades y roles, para cada área y servidor público que participa en los procesos.

Asimismo, apunta que en el INE “no se ha administrado el riesgo tanto operativo como los de corrupción, para evitar que prevalezcan las inconsistencias detectadas, con respecto al control de pago de prestaciones por concepto de vales de despensa (vales de Fin de Año, Día de Reyes, Día del Niño y Día de la Madre), conforme a la Norma General Segunda, del Marco Normativo de Control Interno, para clasificar y priorizar aquellos riesgos que pudiesen entrar a un Programa de Trabajo de Administración de Riesgos”.

Otro punto observado es que “la Dirección de Personal en el ámbito de sus atribuciones, no ha establecido el acceso a la información relevante y a los mecanismos de comunicación confiables, con relación a los eventos internos y externos que pueden afectar al cumplimiento de los objetivos institucionales y las metas del instituto, no teniendo sistematizado el flujo para el pago de prestaciones correspondientes a los vales de despensa al personal del Instituto que tenga este derecho”.

La matriz de riesgos de corrupción

Consultada al respecto por Contralínea, la directora ejecutiva de Administración del INE, Ana Laura Martínez de Lara, asegura que se trabaja en la matriz que integrará el riesgo de la corrupción y que el resto de irregularidades observadas se ha solventado. “Nosotros de manera conjunta con el Órgano Interno de Control tenemos un programa de trabajo que tiene que ver con riesgos y, obviamente, no sólo en el manejo de recursos por prestaciones sino en todas las áreas puede haber un riesgo de corrupción, en todos lados existe. Un tema de omitir información y todo eso nosotros lo tenemos mapeado”.

Agrega que actualmente se encuentran en un proceso de actualización de procesos y se está trabajando de forma conjunta con el Órgano Interno de Control y que el riesgo de corrupción efectivamente está considerado en la matriz de riesgos, que continuamente se revisa. “Todo esto surge efectivamente de la retroalimentación de los resultados de auditoría del Órgano Interno de Control y en su momento también de lo que puede observar la Auditoría Superior de la Federación. Ambos órganos fiscalizadores que tienen esta facultad. Nosotros, obviamente, todas las observaciones que ellos nos hacen llegar las incluimos y trabajamos el seguimiento de manera conjunta”.

La funcionaria explica a Contralínea que se capacita al personal, se mejoran los sistemas, se promueve un mejor control de los recursos.

Respecto de las observaciones, Martínez de Lara indica que “el 22 de marzo de 2022 recibimos ya un oficio que dirige el Órgano Interno de Control al secretario ejecutivo del Instituto informándole que todas las observaciones correctivas fueron solventadas y en el caso de dos acciones preventivas que recomendaron también fueron atendidas. Por lo tanto esta auditoría fue atendida en su totalidad y todas las dudas que en su momento el Órgano Interno nos manifestó a través de las observaciones fueron atendidas al ciento por ciento. Entonces esta auditoría básicamente ya no hay observaciones”.

Añade que en este tipo de auditorías “normalmente son dudas que surgen y si el Órgano Interno de Control, el personal que colabora y que está realizando el análisis de las bases de datos considera que hay algo que para ellos es una duda lo plasman como observación y las áreas auditadas tenemos la oportunidad también de solventarlo e informar con documentación comprobatoria. Y ellos nos comentaron que efectivamente todo fue solventado. De esa auditoría no tenemos ninguna acción correctiva o preventiva pendiente”.

—Hubo alguna parte en la que se hubiera resarcido dinero.

—No. En este caso no hubo necesidad porque todos los casos se tenía el documento comprobatorio de recepción del servidor público. En estos casos lo que hace el mismo Órgano Interno de Control es una selección aleatoria y ellos pueden verificar si efectivamente la persona que firma corresponde y que está de acuerdo. No hubo necesidad de resarcir ningún monto ni ninguna tarjeta. Todo fue comprobado con los listados en los cuales el personal firma de recibido esa tarjeta. No hubo necesidad [de resarcimiento de dinero]. Todo fue con documentación comprobatoria, misma que existía y que en algún momento por alguna confusión.

Respecto de las pensiones alimenticias, la directora ejecutiva de Administración del INE indica que se trata de aquello que se cubre cuando hay alguna separación de algún trabajador del Instituto de su pareja: entonces “el juez determina que el trabajador o trabajadora debe dar un porcentaje de su sueldo para la familia, la misma parte proporcional le corresponde en vales, entonces en ese caso quien tiene que firmar de recepción de vales es el cónyuge al cual el juez le está dando el beneficio de esa parte proporcional. En este caso a eso se refiere con las pensiones alimenticias y todo fue debidamente comprobado. No hubo necesidad efectivamente de resarcir o de hacer algún reintegro con recursos. todo fue con listado de recepción de la tarjeta correspondiente”.

—¿Actualmente se sigue utilizando este sistema de monederos electrónicos para dispersar las prestaciones?

—Sí, así es. Esto está normado en nuestro Manual de Normas Administrativas en materia de Recursos Humanos, porque lo hace más accesible al personal; incluso, podríamos decir que más seguro también para el control del monedero electrónico como tal.

Acerca de los monederos clonados, la funcionaria asegura que “con la empresa hasta el día de hoy no hemos tenido ningún problema respecto de reclamaciones por tarjetas clonadas. La empresa responde y es parte de las cláusulas que nosotros tenemos en el contrato, desde el proceso de licitación nosotros pedimos a la empresa o empresas que participan que tienen que asegurarnos el tema de la seguridad. Para eso nosotros compartimos un sistema con ellos, con la empresa de que se trate y se activa cada uno de los monederos electrónicos y con eso tenemos el seguimiento también por parte nuestra. Y si existiera por ahí alguna situación de inconformidad, pero no ha habido. Insisto: la empresa en todo momento nos ha respondido, no tuvimos que hacer uso de esa cláusula en el contrato”.

El reporte final

A pesar de las aseveraciones de la directora ejecutiva de Administración del INE respecto de que todo se aclaró con documentación, el reporte final de la auditoría revela, por ejemplo, que la empresa Operadora de Programas de Abasto Múltiple sí resarció dinero al Instituto, como ocurrió con 112 mil 500 pesos correspondientes a la “relación de monederos no utilizados”. El documento final apunta: “mediante oficio INE/DEA/DP/3308/2020 se solicitó al proveedor la devolución del importe remanente de los monederos electrónicos no utilizados previamente cancelados a la cuenta del Instituto de BBVA Bancomer, con terminación 580466, mismo que fue realizado el 8 de enero de 2021 y que tiene como referencia numérica: 080121 y clave de rastreo HSBC152441. Adicionalmente, el titular de la Dirección de Personal mediante oficio INE/DEA/DP/054/2021 solicitó a la Subdirección de Operación Financiera el reintegro por concepto del remanente de Vales de Fin de Año de 2019”.

Lo mismo ocurrió en el caso de  100 mil pesos de los monederos electrónicos no utilizados o no entregados a los servidores públicos. Al respecto, mediante oficio INE/DEA/DP/3308/2020 se solicitó al proveedor la devolución del importe remanente a la cuenta del Instituto de BBVA Bancomer, con terminación 580466, mismo que fue realizado el 8 de enero de 2021 y que tiene como referencia numérica: 080121. El reporte apunta que, adicionalmente, el titular de la Dirección de Personal mediante oficio INE/DEA/DP/054/2021 solicitó a la Subdirección de Operación Financiera el reintegro por concepto del remanente de vales de Fin de Año de 2019.

Otro ejemplo de cómo se solventaron las anomalías lo ofrece el manejo de 32 monederos electrónicos, por 400 mil pesos, de los que se desconocía el destino. Sobre este punto se indica: “En el archivo ‘Relación de cancelados navideños 2019’ por un error involuntario, no se integraron las reasignaciones de los 32 monederos electrónicos relacionados, sin embargo, al efectuar una búsqueda en las carpetas que contienen los documentos originales, se localizaron las documentales que soportan los pagos de los monederos”.

Otra forma de solventar las observaciones del OIC fue reasignar los monederos electrónicos a personal que sí debía recibir las prestaciones, o que se mantienen en resguardo hasta que sean entregados a los beneficiarios.

En el informe final se apunta que “la Dirección de Personal aclaró que 31 monederos electrónicos por concepto de vales de Reyes previamente cancelados se reasignaron a otros servidores públicos, por un monto de 7 mil 750 pesos, proporcionando los listados de pago debidamente firmados”.

Se agrega que “la Dirección de Personal presentó la documentación e información que acredita la entrega de 22 monederos electrónicos por concepto de vales del Día de Reyes y el listado de dos monederos electrónicos pendientes de entregar que están resguardados por la Subdirección de Relaciones y Programas Laborales”.

Otras observaciones como la falta de firmas de los beneficiarios se justificaron como errores involuntarios a la hora de escanear las documentaciones enviadas al OIC. También en algunos casos se indicó que por la pandemia de Covid-19 muchos funcionarios no acudieron a firmar. Al final, los auditores consideraron que incluso con oficios en los que se giran órdenes para no repetir las inconsistencias en un futuro se solventaron las anomalías.

Por ejemplo, se apunta que “la titular de la Dirección Ejecutiva de Administración instruyó al titular de la Dirección de Personal para que se automatizara la comprobación de las prestaciones de vales de despensa de Fin de Año, del día de Reyes, del Día del Niño y del Día de la Madre del ejercicio fiscal que corresponda, a efecto de mitigar los riesgos que se materializaron, tal como lo muestran los resultados de auditoría presentados y se establezcan mejoras a los controles (conciliaciones) y niveles de supervisión, en cada una de las actividades del procedimiento en cumplimiento a lo solicitado, por lo que los servidores públicos responsables acreditaron y aclararon la situación observada”.

 

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