Archivo General de la Nación, rebasado por sus nuevas responsabilidades

El Archivo General de la Nación no cuenta aún con los recursos humanos y financieros para encarar las atribuciones que le otorga la nueva Ley General de Archivos. Los estados de la República, en peores condiciones para cumplir la normatividad: algunos destruyen toda la información que generan. No es por ignorancia: buscan borrar evidencias

“Es un desafío descomunal”, reconoce la directora del Archivo General de la Nación (AGN), Mercedes de Vega Armijo, al referirse a la aplicación de la nueva regulación nacional en materia archivística: la Ley General de Archivos.

A 2 meses de publicada la nueva ley –y a 10 de que entre plenamente en vigor–, cuatro estados de la República no cuentan aún con ley estatal, otros no cuentan siquiera con archivos generales y algunos otros no conservan los documentos de todas las dependencias públicas. Además, el propio AGN enfrenta falta de recursos financieros y humanos para asumirse como el organismo rector del Sistema Nacional de Archivos.

El Archivo General deberá contar en 2019 con un presupuesto superior en más de 470 por ciento al autorizado en 2018. Para el año que está por concluir, se le aprobaron poco menos de 18 millones de pesos para operación y 67 millones para el capítulo 1000 (remuneraciones, sueldo, salarios y prestaciones de funcionarios y trabajadores), es decir, un total que ronda los 85 millones de pesos. Pero, de acuerdo con Mercedes de Vega, para el próximo año la institución necesitará de alrededor de 400 millones de pesos “para poder operar con las nuevas atribuciones”.

En entrevista con Contralínea, la funcionaria considera que ese monto garantizaría “que el AGN funcione con el nuevo marco jurídico; y esto incluye [la contratación de] el personal que requerirá, la infraestructura tecnológica; el pago de salarios; el mantenimiento del edificio histórico y el de los nuevos edificios”.

A este respecto, el maestro Esteban Landa Rodríguez, secretario de la Asociación Mexicana de Archivonomía, señala que “el reto” del AGN en esta transición es el de “los profesionales”. Y es que, a decir del especialista, egresado de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía y catedrático del Colegio de Bibliotecología de la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), el Archivo General “carece de profesionales” que se hagan cargo de algunas de las nuevas responsabilidades.

—¿El AGN cuenta con el presupuesto y los recursos humanos para asumir sus nuevas atribuciones? –se le pregunta a Mercedes de Vega, directora del Archivo General de la Nación durante el sexenio de Enrique Peña Nieto.

—Pues no –responde tajante–. No hay presupuesto. No tenemos tampoco suficientes recursos humanos que sean profesionales en el campo, que tengan las habilidades para enfrentar una tarea de esta dimensión.

Doctora en historia por el Colegio de México, Mercedes de Vega califica de “reto” la negociación del presupuesto para el próximo año. “El primero de enero de 2019 el AGN amanecerá desectorizado de la Secretaría de Gobernación [Segob], que es la que ha venido aportando el presupuesto del Archivo. En los próximos meses el AGN tendrá tareas muy intensas en aras de lograr el presupuesto que se requiere”.

En efecto, a partir del próximo año el AGN dejará de ser parte del sector Gobernación. Hoy ya es un organismo descentralizado, es decir: aunque está adscrito a la Segob, cuenta con patrimonio propio, autonomía de gestión y personalidad jurídica. Pero en unos meses tendrá autonomía total… y nuevas responsabilidades.

“Será un cambio sustancial en términos de los que ha sido el Archivo General de la Nación hasta el día de hoy”, destaca Mercedes de Vega.

—¿Depende toda esta aplicación del cabildeo que realizarán en la Cámara de Diputados para que se les otorgue presupuesto suficiente para 2019?

—Además de las tareas muy intensas para gestionar el presupuesto, hay un artículo transitorio en la propia Ley General de Archivos que dice que las secretarías de Gobernación, de Hacienda y la Función Pública, en el ámbito de las atribuciones de cada una, tendrán que ver la manera para que el AGN disponga de los recursos que requerirá para ser un organismo desectorizado.

De Vega Armijo se refiere, en realidad, a dos artículos transitorios de la nueva normatividad, el quinto y el sexto, cuya redacción no resulta tan contundente:

“Quinto. Las secretarías de Gobernación, de Hacienda y Crédito Público y de la Función Pública, en el ámbito de sus atribuciones, deberán llevar a cabo las gestiones necesarias para que se autorice conforme a las disposiciones aplicables la estructura orgánica y ocupacional del Archivo General.

 “Sexto. Las erogaciones que se generen con motivo de la entrada en vigor de la presente Ley para los sujetos obligados, se cubrirán con cargo a sus respectivos presupuestos aprobados para el presente ejercicio fiscal y los subsecuentes.”

La nueva Ley General de Archivos –que sustituirá a la aún vigente Ley Federal de Archivos– dispone la creación de un Concejo Nacional de Archivos y faculta al AGN para presidirlo. Tal atribución implica la responsabilidad de emitir la política nacional de archivos a nivel federal, estatal y municipal.

 “Ahí tendremos un cambio muy importante –destaca Mercedes de Vega–, porque si bien los estados son entidades soberanas, independientes, autónomas”, tendrán que armonizar sus legislaciones con la Ley General y tendrán que ejecutar las disposiciones de la política nacional de archivos. “Significa un parteaguas en la tarea que el AGN ha venido realizando en los últimos tiempos”.

Si el Archivo General de la Nación tiene problemas para enfrentar las nuevas disposiciones legales, las entidades de la República están en peor situación: algunas están preparándose a conciencia, pero otras viven en el caos y, aún otras, en la negligencia.

—¿Están preparados los estados para este cambio?

—Algunos estados ya están listos –señala Mercedes de Vega–. Han trabajado durante los últimos años. Se han estado preparando para la promulgación y entrada en vigor de la ley. Pero en otros estados tenemos un avance nulo. El desafío que tienen es caminar de la mano con, y al mismo ritmo, del Archivo General de la Nación.

—¿Qué deficiencias o retos enfrentan? –se le insiste.

—En algunos estados hay archivo histórico pero no hay archivo general que regule todo el proceso de gestión documental de la administración estatal. En algunos estados no hay archivos de las legislaturas, por ejemplo… El desafío es descomunal.

El Archivo General de la Nación tendrá otro estatus en la Administración Pública Federal. Al aplicar la normatividad archivística, contará con facultades para hacer que los sujetos obligados cumplan la ley.

La nueva Ley General dispone la homologación de los procesos de gestión documental: la organización, la administración y la preservación de los archivos a nivel nacional, es decir, en los tres órdenes de gobierno (federal, estatal y municipal) y en los tres poderes (Ejecutivo, Legislativo y Judicial).

“Significa un cambio fundamental –evalúa Mercedes de Vega–. Era una ley esperada. Es algo paradójico: el Archivo General de la Nación es una de las instituciones más longevas de México. Nació en 1823 y tiene antecedentes en la Colonia, en el Virreinato. Y hasta 2018 se promulga una Ley General de Archivos.”

La historiadora y funcionaria explica que ahora sí “la triada” estará completa. Se refiere a que México ya tiene una Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y también una Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados. Ahora la Ley General de Archivos terminará por cerrar el círculo en favor de una sociedad con más democracia.

“Cómo era posible que no tuviésemos ley de archivos, cuando es la base para que las otras dos leyes pudiesen cumplirse. El paso que se ha dado es un hito en la historia de los archivos mexicanos”, dice Mercedes de Vega.

El maestro Esteban Landa considera que la ley es perfectible. Pero, sin ambages, reconoce una virtud de la legislación: busca establecer una relación eficiente con el sistema anticorrupción y el sistema de transparencia. “Ésa es la principal responsabilidad: armonizar esos sistemas”. El especialista explica que la otra gran responsabilidad es establecer la coordinación de los archivos locales, es decir, de los estados de la República.

Ya no será un asunto de voluntad de los funcionarios organizar o no los archivos. Se tratará ahora de una responsabilidad que, en caso de no cumplirse, podría significar sanciones –incluso, de tipo penal–. Habrá sanciones por no organizar la información, por ocultarla o por destruirla.

El espíritu de la Ley –explica, en entrevista, Esteban Landa– es que los archivos cumplan con los principios de accesibilidad, integridad y de que la información esté completa y disponible. Los archivos ya podrán ser medios de prueba de la información gubernamental.

Si los archivos están organizados, completos, son accesibles, así habrán sido los proceso de gobierno en cada dependencia. Si hubo corrupción, negligencia en el ejercicio de la burocracia, así van a estar también los archivos: incompletos, desorganizados, la información no va a ser precisa. Es decir, los archivos serán un reflejo del ejercicio público.

“Sí, el espíritu de la ley es la organización eficaz de la información gubernamental. Y para dos temas: tanto para la función administrativa, es decir, para dar un buen servicio a la sociedad, como para la transparencia y la rendición de cuentas. Eso abonará a la democracia,” expone el catedrático Landa Rodríguez.

Que la ley que protege a los archivos se publique apenas en 2018 y entre en vigor en 2019 pudo haber sido deliberado, considera el especialista. No es que el Estado apenas se percate de la importancia de los archivos. “Para los gobiernos en turno fue ‘conveniente’ no tener normatividad en la materia para que esos archivos estuvieran en desorden.

—Cómo se determina el valor histórico de un documento para que sea resguardado en un archivo general o histórico –se le pregunta a la directora del AGN, Mercedes de Vega Armijo.

—Hay toda una metodología. No todo lo que se produce en la administración pública tiene valor histórico. Lamentablemente producimos mucha basura… ¡y a veces la guardamos! Y todo por carecer precisamente de una cultura archivística. Y vamos engrosando expedientes innecesariamente.

La Ley establece que los valores de cada documento serán observados en primer lugar por el sujeto obligado, el cual deberá contar con instrumentos de control archivístico. Un grupo interdisciplinario de cada institución determinará qué documentos alcanzan la categoría de históricos y, por tanto, deben trasladarse al AGN o, bien, a su propio archivo histórico.

De acuerdo con la ley, los sujetos obligados son: “[…] cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios”.

La nueva Ley permitirá, a decir de Mercedes de Vega Armijo, que el manejo de los archivos en México esté al margen de las coyunturas políticas y de los grupos políticos en turno del poder.

La “fuerza” que le da la Ley General de Archivos al AGN precisamente favorecerá un desempeño independiente y profesional de la propia institución. “El trabajo de un Archivo como éste se debe diseñar para los plazos corto, mediano y largo. Hay tareas para cada uno de ellos. La planeación de las instituciones debería trascender las coyunturas políticas y los sexenios, porque de otra manera se truncan los planes y los trabajos que se han realizado. Yo confiaría en que esta fuerza que va a tener el AGN con esta ley, precisamente, le permita sortear las coyunturas políticas”.

El AGN seguirá teniendo como sede el antiguo Palacio Negro de Lecumberri, aunque hoy cuenta con un nuevo anexo técnico, que incluye un recién construido edificio de acervos, el cual permitirá incrementar la capacidad de almacenamiento de documentación histórica.

“El nuevo edificio de acervos –dice la directora del AGN– le permitirá a la institución triplicar su capacidad de almacenamiento. De esta manera el Archivo tiene posibilidades de crecer en el almacenamiento de documentación histórica por 4 o 5 décadas.”

De acuerdo con información de la oficina de Difusión del AGN, el nuevo Anexo Técnico se construye desde 2014 y quedará terminado a finales de este 2018. El Anexo cuenta con edificios de Laboratorio y Acervos y consta de 24 mil metros cuadrados de construcción.

Zósimo Camacho

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